Het Waterschap Vallei en Veluwe zorgt al jaren voor schoon en veilig water. Maar met een groeiende organisatie en steeds meer taken op het gebied van duurzaamheid en energietransitie, verandert er veel. Niet iedereen kent elkaar nog, processen worden complexer en kennis delen is belangrijker dan ooit. Hoe zorg je dat iedereen aangehaakt blijft en voorbereid is op wat er aankomt?
Samen met Roderick Moolenaars, Senior Beleidsadviseur Juridische Zaken, gaan we in gesprek over hoe Waterschap Vallei en Veluwe deze uitdaging aanpakt en welke rol maatwerk e-learning daarin speelt.
De uitdaging: bewustwording en naleving van de Wet open overheid
Als overheidsorganisatie heeft Waterschap Vallei en Veluwe te maken met de Wet open overheid (Woo). Deze wet vereist dat alle communicatie transparant is en opgevraagd kan worden. Dit betekent dat medewerkers zich bewust moeten zijn van wat en hoe ze communiceren, en hoe informatie correct wordt gearchiveerd.
Twee grote uitdagingen speelden hierbij een rol:
- Bewustwording: medewerkers moesten zich realiseren dat alles wat zij communiceren opgevraagd kan worden. Dit besef was nog niet breed doorgedrongen binnen de organisatie.
- Effectief informatiebeheer: het correct archiveren van communicatie is cruciaal. Hoe zorg je ervoor dat informatie goed wordt opgeslagen en makkelijk terug te vinden is?
Een extra complicatie is dat medewerkers vaak onder tijdsdruk staan. Het is verleidelijk om snel op een e-mail te reageren, terwijl het soms beter is om even na te denken en te overleggen. Heldere, feitelijke en begrijpelijke communicatie is essentieel om te voorkomen dat onduidelijke informatie tot problemen leidt.
De oplossing: een maatwerk e-learning in huisstijl
Om medewerkers bewust te maken van de Wet open overheid en hen te leren hoe ze informatie effectief beheren, ging Waterschap Vallei en Veluwe op zoek naar een leeroplossing die aansluit bij hun eigen werkpraktijk. De leeroplossing moest niet alleen inhoudelijk sterk zijn, maar ook herkenbaar en toegankelijk voor medewerkers.
SkillsTown ontwikkelt een maatwerk e-learning die perfect aansluit bij de belevingswereld van het waterschap. In de training komen bekende gezichten uit de organisatie terug, waardoor het geen ‘standaard YouTube-ervaring’ is. Dit zorgt voor een hogere betrokkenheid en herkenbaarheid. Daarnaast wordt de informatie op een duidelijke, begrijpelijke manier gecommuniceerd, zodat medewerkers precies weten wat er van hen wordt verwacht.
De impact: bewustwording en transparantie in de hele organisatie
De e-learning van SkillsTown heeft direct merkbare impact binnen de organisatie bij de teams die de module hebben doorlopen. Medewerkers worden zich bewust van de gevolgen van hun communicatie. Ze realiseren zich dat alles wat zij schrijven of delen, formeel opgevraagd kan worden. Dit besef zorgt ervoor dat zij bewuster en voorzichtiger omgaan met communicatie.
Daarnaast verbetert het informatiebeheer. Door de training denken medewerkers beter na over hoe zij documenten en correspondentie opslaan, zodat deze eenvoudig terug te vinden zijn. Dit draagt bij aan een transparante en efficiënte bedrijfsvoering.
Ook het zelf ontwikkelen van de e-learning levert een waardevolle leerervaring op binnen de organisatie: “Van consumeren leer je niet zoveel, maar als je zelf een e-learning ontwikkelt, leer je ontzettend veel over waar je organisatie staat. Het is een warm proces.”
"Een groot voordeel van de maatwerkoplossing van SkillsTown is de flexibiliteit. We kunnen de e-learning continu aanpassen en up-to-date houden, en wijzigingen zijn eenvoudig door te voeren. Medewerkers vinden de juiste informatie snel terug en kunnen die ook makkelijk opslaan."
Uniek voor Waterschap Vallei en Veluwe: eigen gezichten, eigen impact
Wat deze oplossing extra bijzonder maakt, is de herkenbaarheid. De e-learning bevat niet alleen het logo van Waterschap Vallei en Veluwe, maar ook gezichten van collega’s uit de eigen organisatie. Dit vergroot de betrokkenheid en zorgt ervoor dat medewerkers de training als iets van henzelf ervaren.
Een ander uniek aspect is de interne ambassadeursfunctie die ontstaat. Medewerkers die actief meewerken aan de e-learning, groeien automatisch in de rol van ambassadeur voor het onderwerp. Hierdoor wordt de boodschap van de training breder gedragen en krijgt de implementatie meer impact binnen de organisatie.
De resultaten: piek in bewustwording en verdiepende vragen
Sinds de uitrol van de e-learning is er een duidelijke toename in de bewustwording rond de Wet open overheid. “Medewerkers stellen vaker vragen over juridische aspecten, iets wat vóór de training zelden gebeurde. Die vragen zijn bovendien veel verdiepender van aard.”
Gebruikers ervaren de e-learning als toegankelijk en prettig: de herkenbare casussen en het gebruik van eigen collega’s maken het leertraject laagdrempelig en relevant. Het gevoel dat “de e-learning echt van ons is” draagt bij aan een hogere betrokkenheid.
De organisatie merkt ook dat gesprekken over WOO-verzoeken inhoudelijker en beter voorbereid zijn, wat direct effect heeft op de kwaliteit van interne communicatie en archivering. SkillsTown’s mogelijkheid om de e-learning voortdurend aan te passen en up-to-date te houden, bleek dan ook enorm belangrijk voor dit blijvend leereffect.
Een toekomstbestendige leeroplossing
Dankzij de samenwerking met SkillsTown heeft Waterschap Vallei en Veluwe nu een duurzame, flexibele en effectieve e-learningoplossing. Medewerkers zijn zich bewuster van de Wet open overheid, communicatie is transparanter en informatiebeheer is verbeterd. Een mooi voorbeeld van hoe maatwerk leidt tot blijvende impact binnen de organisatie.
